Privacybeleid

Wie wij zijn

PitchMaster is een product van Changemakers B.V., Kapelstraat 26, 5366 BZ Megen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42024280, btw-nummer NL869350055B01. Wij verwerken persoonsgegevens onder de AVG/GDPR. Verwerkingsverantwoordelijke is Changemakers B.V., contact via info@changemakersai.nl.

Welke gegevens verzamelen wij

• Profiel- en inloggegevens (naam, e-mail, organisatie, team). Log je in via Google, Microsoft of Apple, of via de TapRaise-omgeving (Backstage) van je werkgever, dan ontvangen wij van die partij je e-mailadres en een vaste account-ID. Gebruikt je werkgever TapRaise, dan geven wij daaraan door dat je onboarding klaar is en halen wij daar je veldresultaten op.
• Demo- en contactaanvragen (naam, e-mail, telefoonnummer en verzendmetadata)
• Trainings- en oefenrondegegevens (transcripts, scores, feedback)
• Audio-opnames van rollenspellen (in de "recordings" bucket)
• Onboarding-voortgang (welke stappen zijn voltooid, welke quizantwoorden gegeven)
• Audit logs (administratieve acties, bewaard voor compliance)
• Technische gegevens (IP-adres, sessie-ID, browser-type), inclusief gemaskeerde error-replays via Sentry voor foutopsporing
• Bezoekstatistieken van onze website en het platform (bezochte pagina’s, herkomstkanaal, land, apparaattype). Gemeten met Umami op onze eigen server — cookieloos, zonder profielen over websites heen, en niet gekoppeld aan je account of naam.

Toestemming voor opnames

Voordat je voor het eerst een spraaktraining start, vragen wij je expliciete toestemming voor het opnemen en verwerken van je audio. Je kunt een training altijd weigeren of stoppen; zonder toestemming wordt er niet opgenomen. Reeds gemaakte opnames kun je via je account inzien (export) of verwijderen.

Minimumleeftijd

PitchMaster is bedoeld voor gebruikers van 16 jaar en ouder. Vanaf 16 jaar geef je in Nederland zelf toestemming voor het verwerken van je gegevens. Organisaties voegen geen gebruikers jonger dan 16 toe, tenzij zij dit vooraf schriftelijk met ons hebben afgesproken en toestemming van een ouder of voogd hebben vastgelegd. Vermoed je dat dit toch gebeurt, laat het ons dan weten via het contactadres hierboven.

Gebruik van externe AI-diensten

Voor spraaktraining kunnen wij audio, transcript en oefening-context verwerken via externe AI- en spraakdiensten: Google Gemini (realtime gesprek en intonatie-analyse, via de wereldwijde Gemini API, dus ook buiten de EU) en OpenAI (schriftelijke feedback; bij bots die daarop zijn ingesteld ook het realtime gesprek). Voor de supportchat kunnen berichten via Anthropic worden verwerkt. Een script of pitch die je in de Bot Builder plakt of uploadt, verwerken wij alleen via Google Vertex AI in de EU en bewaren wij niet; alleen de bot die eruit komt wordt opgeslagen. Het oefengesprek met die bot loopt daarna, zoals elke spraaktraining, via de wereldwijde Gemini API.

Wij sturen niet bewust je profielnaam of e-mailadres mee naar AI-diensten. Scenario’s, botteksten of transcripties kunnen wel informatie bevatten die jij of je organisatie zelf in de training heeft gezet. AI-aanbieders gebruiken je opnames en transcripten niet om hun modellen te trainen. Alleen als je organisatie daarover een afspraak met ons heeft én jij daar apart toestemming voor geeft, bewaren wij een gepseudonimiseerde kopie van je trainingsgesprekken (namen en contactgegevens eruit gehaald; je eigen spraak alleen met een extra vinkje) maximaal 3 jaar, om eigen AI-modellen te verbeteren. Je kunt die toestemming altijd intrekken; dan wissen we de kopie.

Maak je van een geanalyseerd gesprek een oefenbot, dan halen we eerst namen, bedragen en andere cijfers eruit. Wat overblijft, een beschrijving van hoe de klant reageerde met een verzonnen naam, verwerkt Google Gemini net als elk trainingsgesprek, ook buiten de EU.

Werkt je organisatie met een koppeling naar een eigen systeem (bijvoorbeeld een academy of een planningsplatform), dan kan dat systeem met de eigen beoordelingen van je organisatie een persoonlijke oefentraining voor je laten maken. Daarvoor ontvangen wij per oefenpunt een korte omschrijving van wat de beoordelaar zag. Wij halen daar eerst namen, e-mailadressen en nummers uit en bewaren die tekst alleen zolang de training wordt gemaakt. Google Gemini maakt er via Vertex AI in de EU een oefenbot met een verzonnen klant van; het oefengesprek zelf loopt daarna, zoals elke spraaktraining, via de wereldwijde Gemini API. Je scores op die training gaan terug naar het systeem van je organisatie, met de feedbacktekst zolang die beschikbaar is (30 dagen).

Grondslag: jouw expliciete toestemming (AVG art. 9), die je in de app geeft vóór de eerste training en op elk moment kunt intrekken via Instellingen → Account & privacy.

Deze diensten kunnen buiten de EU gevestigd zijn. Voor doorgifte buiten de EU gebruiken wij passende doorgiftemechanismen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractuele Bepalingen (SCC’s) of een gelijkwaardig mechanisme, en leggen wij dit vast in onze verwerkersadministratie. Bewaartermijnen volgen de toepasselijke verwerkersvoorwaarden per dienst.

Geen geautomatiseerde HR-besluiten

PitchMaster is bedoeld voor training, coaching en oefenfeedback. Scores en AI-feedback mogen niet als enige basis worden gebruikt voor aanname, ontslag, promotie, salaris, disciplinaire maatregelen of vergelijkbare besluiten met grote impact.

Eén ding gebeurt automatisch: als een werkgever dat heeft ingesteld, geeft PitchMaster het afronden van de onboarding door aan het planningssysteem van die werkgever. Dat is een melding dat de voorbereiding klaar is, geen besluit. Aannemen, inzetten en beoordelen beslissen mensen; wie de onboarding niet haalt kan opnieuw oefenen of door een manager worden vrijgegeven, en PitchMaster zet niemand op "niet geschikt".

De stemfeedback in trainingssessies beschrijft alleen waarneembare spreektechniek, zoals tempo, pauzes, volume en toonhoogte. PitchMaster leidt geen emoties, stemming of houding af uit stem of woorden, ook niet in feedbackmodellen die een organisatie zelf maakt.

Managers en organisaties moeten feedback altijd menselijk beoordelen en hun eigen beleid, arbeidsrechtelijke verplichtingen en non-discriminatieregels toepassen.

Sub-verwerkers en data-residency

Wij gebruiken de volgende externe diensten. Sommige zitten buiten de EU; voor die partijen gebruiken wij passende doorgiftemechanismen, zoals Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) of een gelijkwaardig mechanisme. De actuele contract- en bewijsstatus houden wij intern bij en verstrekken wij op verzoek aan zakelijke klanten.

Bewaartermijnen

• Profielgegevens: zolang het account actief is. Na verwijderverzoek 14 dagen grace period, daarna permanent verwijderd.
• Ongebruikte accounts: heb je PitchMaster 6 maanden niet geopend, dan verwijderen we je account met alle gegevens. Je krijgt 30, 7 en 1 dag van tevoren een e-mail; eenmaal inloggen is genoeg om je account te houden. Dit geldt voor medewerkers en managers, niet voor beheerders.
• Gespreksanalyse: de audio-opname wordt verwijderd zodra het gesprek is uitgeschreven. Heeft jouw organisatie "opnames bewaren" ingeschakeld (terugluisteren), dan wordt de opname na 30 dagen verwijderd. Het gemaskeerde transcript en de analyse na 30 dagen. Bij Soniox (spraak-naar-tekst) wordt de transcriptie direct na het ophalen gewist; dat geldt ook als je organisatie opnames bewaart.
• Trainingsgesprekken, transcripties, feedback en opnames: automatisch verwijderd of gescrubd na 30 dagen; eerder bij accountverwijdering. Uitzondering: gesprekken die je zelf als bewaard markeert, blijven staan tot je die markering weghaalt, het gesprek verwijdert of je account wordt verwijderd.
• Geüploade bibliotheekbestanden: private opslag met tijdelijke signed URLs; bewaard zolang het gekoppelde bibliotheekitem actief is.
• Voortgang en vaardigheden: van elke beoordeelde trainingssessie bewaren we een samenvatting (totaalscore, scores per vaardigheid, besproken bezwaren, verbeterthema’s en gespreksstatistieken, zonder transcript of opname) 2 jaar, zodat je ontwikkeling over langere tijd zichtbaar blijft.
• Gespreksanalyse-coaching: focuspunten en coachingsmomenten, inclusief de notitie van de coach, 2 jaar.
• Gebruiksstatistieken: de ruwe log van inlogmomenten en bezochte pagina’s 90 dagen; een dagoverzicht per gebruiker (inlogs, gestarte en afgeronde sessies, oefenminuten, beste score) 2 jaar; totalen per organisatie zonder persoonsgegevens 3 jaar.
• Veldresultaten die je organisatie invoert of importeert (uren, gesprekken, aanmeldingen): 3 jaar. Aangeleverde importbestanden worden na 90 dagen ontdaan van namen en e-mailadressen.
• Audit logs: na 90 dagen maken we e-mailadres en IP-adres onherkenbaar (gepseudonimiseerd); de vermelding van de actie blijft maximaal 7 jaar voor compliance, 1 jaar voor configuratiewijzigingen.
• Sentry-events: 90 dagen.
• E-mailverzending: bij Resend worden events 30 dagen bewaard; in ons eigen verzendlog maken we het adres na 90 dagen onherkenbaar.

Jouw rechten

Cookies

We gebruiken alleen noodzakelijke cookies en browseropslag voor login, sessiebeveiliging en interface-voorkeuren. Geen advertentie-cookies, retargeting pixels of third-party analytics cookies. Daarnaast leggen we beperkte, first-party gebruiksstatistieken vast (inlogmomenten, bezochte pagina’s, platform: web/Android/iOS, en technische foutcodes zoals een geweigerde microfoonpermissie, nooit gespreksinhoud), gekoppeld aan je account en uitsluitend verwerkt op onze eigen servers in Duitsland; de ruwe log wordt na 90 dagen verwijderd en een dagoverzicht per gebruiker na 2 jaar (zie Bewaartermijnen). Ingesloten diensten zoals Vimeo of Calendly kunnen technische gegevens ontvangen om hun content of planningstool te leveren. Stripe kan noodzakelijke betalingsgegevens verwerken wanneer je een abonnement afsluit.

Veelgestelde privacyvragen

Wil je een kort klantantwoord over AVG/GDPR, bewaartermijnen, AI-verwerking, verwerkers en rechten van gebruikers? Bekijk onze privacy-FAQ. Open privacy-FAQ ↗

Klachten

Heb je een klacht over hoe wij persoonsgegevens behandelen, neem dan contact op met support of dien een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.